Lej udstyr til gaming-eventet
Guide til at leje udstyr til gaming-events og LAN-fester: skærme, konsoller, strøm, net, møbler og lokale. Se hvad du skal tjekke, og hvad der går galt.
Et gaming-event fejler næsten aldrig på grund af spillene.
Det fejler på strøm, netværk, borde og skærme. Altså på alt det, ingen tænker på, før tredive mennesker står i et lokale og skal i gang samtidig. Og det er samtidig alt det, du kan leje i stedet for at eje.
Denne guide handler om at bygge eventet op i den rigtige rækkefølge: lokalet først, infrastrukturen dernæst, og udstyret til sidst.
Start med lokalet, ikke med udstyret
Lokalet afgør, hvad der overhovedet er muligt.
Tjek disse fem ting, før du booker noget som helst andet:
- Strøm. Hvor mange grupper er der, og hvor mange ampere pr. gruppe? Det er den hyppigste årsag til, at et event går ned.
- Net. Er der kabel, eller kun wi-fi? Hvor mange enheder kan det bære samtidigt?
- Plads pr. deltager. Regn med cirka 80 til 100 centimeter bordplads pr. person, mere hvis de har egne skærme.
- Ventilation. Tredive maskiner og tredive mennesker varmer et lokale hurtigt op.
- Adgang. Kan udstyret køres ind, eller skal det bæres op ad en trappe?
Er der tvivl om strømmen, så spørg om der kan skaffes en elektriker på dagen. Det er billigere end at aflyse.
Hvad der typisk kan lejes
| Kategori | Eksempler | Hvorfor leje |
|---|---|---|
| Lokale | Foreningslokale, sal, mødelokale, hal | Prisen svinger enormt efter dag og time |
| Møbler | Borde, stole, barrierer | Fylder alt for meget at eje til et årligt event |
| Skærme og projektor | Storskærm til turneringen, projektor til stream | Dyrt, og forældes hurtigt |
| Konsoller | Ekstra enheder til turneringer og casual-hjørne | Behovet er kortvarigt og svinger |
| Lyd og mikrofon | Speak, præmieoverrækkelse, musik | Skal matche lokalets akustik |
| Strøm og kabler | Strømskinner, fordelere, kabelmåtter | Man har aldrig nok, og de skal være godkendte |
| Transport | Varevogn eller trailer til opsætning | En enkelt dag, to gange |
Bemærk at halvdelen af listen ikke handler om gaming. Det er den halvdel, der plejer at blive glemt.
Sådan finder du udlejerne
Udlejere til den slags events er spredt. Foreninger udlejer lokaler, av-firmaer udlejer skærme, festudlejere udlejer borde og stole, og transportudlejere udlejer varevognen. Sjældent det samme sted.
Det er derfor hurtigere at søge et sted, hvor udlejerne er samlet. På Rentay kan du finde lokaler til leje sammen med fest, møbler, teknologi og transport, og få overblik over, hvad der faktisk er ledigt på den dato, du har i tankerne.
Skal eventet holdes i udlandet, eller skal du bruge udstyr i forbindelse med en turnering et andet sted, er priserne mere uens fra land til land. RentsCompare sammenligner udlejere på tværs af lande og gør det lettere at se, om et tilbud ligger, hvor det bør.
Strøm er den vigtigste beregning
Det her er den del, folk springer over, og det er den del, der lukker events ned.
En gaming-PC med skærm trækker typisk mellem 300 og 600 watt under belastning. Tyve af dem er 6 til 12 kilowatt. En almindelig 13 ampere gruppe leverer omkring 3 kilowatt. Regnestykket går ikke op, hvis alt sidder på samme gruppe.
Gør sådan her:
- Spørg lokalet om antal grupper og deres kapacitet
- Fordel deltagerne jævnt på grupperne, ikke efter hvor bordene står
- Marker hvilke stikkontakter der hører til hvilken gruppe
- Læg kabelmåtter eller gaffatape over alt der krydser en gangvej
- Hav ekstra strømskinner med, altid flere end du har regnet med
Og lav en test med belastning inden dørene åbner, ikke bare et tjek af om der er strøm.
Netværk: kabel slår wi-fi hver gang
Wi-fi kan bære et casual-event. Det kan ikke bære en turnering.
Hvis der spilles kompetitivt, så træk kabler. En switch og en rulle netværkskabel er billigt at leje eller købe, og forskellen i stabilitet er ikke til diskussion. Sæt wi-fi op til telefoner og gæster, og hold spillemaskinerne på kabel.
Test også, om lokalets net har begrænsninger. Nogle foreningshuse og skoler har filtre, portblokeringer eller en gæsteforbindelse, der ikke tillader det, spillene skal bruge. Det opdager du helst ugen før, ikke på dagen.
Møbler, plads og komfort
Det lyder kedeligt, men det er det, deltagerne husker.
Borde skal være stabile nok til en skærm og et tastatur, der bliver banket på. Stole skal kunne sidde i på ottende time. Regn med lidt mere plads mellem rækkerne, end du synes er nødvendigt, både for kabler og for at folk kan komme ud.
Sørg for et sted at stille tasker og et sted at spise, som ikke er ved maskinerne. Både af hensyn til udstyret og til rengøringen bagefter.
Tidsplan for opsætning
Undervurder ikke tiden. En realistisk plan for et event med tyve til tredive deltagere:
- Dagen før: hent varevogn, hent møbler og skærme
- Fire timer før: borde og stole på plads, strøm fordelt og testet
- Tre timer før: netværk trukket og testet med rigtig belastning
- To timer før: skærme, lyd og storskærm sat op
- En time før: sidste test, skiltning, gennemgang med hjælpere
- Efter: aflevering skal ofte ske dagen efter, tjek åbningstider
Den sidste linje glemmes ofte. Book afhentningen med udlejeren, inden du booker eventet.
Tjekliste før du booker
- Hvad er den samlede pris inklusive levering, opsætning og afhentning?
- Hvad er lokalets faktiske strømkapacitet, ikke bare antal stik?
- Er kabler, fjernbetjeninger og fod eller stativ inkluderet?
- Hvem har ansvaret ved skade, og hvad er selvrisikoen?
- Er der en reserveløsning, hvis en skærm eller en switch dør?
- Hvornår skal alt være ude af lokalet igen?
Er der ikke et klart svar på de to sidste, så tag højde for det selv.
Konklusion
Et godt gaming-event handler om infrastruktur, ikke om udstyr.
Book lokalet efter strøm og net, ikke efter hvor pænt der er. Lej møbler, skærme og transport i stedet for at eje dem. Og brug den ekstra time på at teste strømmen under belastning, inden folk kommer. Så handler dagen om spillene i stedet for om kabler.